Mitgliederbeiträge verrechnen

Ausgangslage: Sie haben Mitgliedschaften verkauft; für jedes Mitglied liegt dadurch eine Rechnung im Status Entwurf vor. Ergebnis: Die Rechnungen sind geprüft, gebucht und den Mitgliedern zugestellt. Voraussetzungen: Mindestens eine Mitgliedschaft wurde verkauft (siehe Mitgliedschaft verkaufen). Dauer: abhängig von der Anzahl Rechnungen.

Ablauf

1. Öffnen Sie die beim Verkauf angezeigte Liste der Mitgliedschaftsrechnungen oder suchen Sie die Rechnungen in der Finanzbuchhaltung.
2. Prüfen Sie je Rechnung Mitgliedschaftsart, Betrag und Fälligkeit.
3. Bestätigen Sie die Rechnung; ihr Status wechselt von Entwurf auf Bestätigt.
4. Versenden Sie die Rechnung an das Mitglied.
5. Erfassen Sie die Zahlung, sobald das Mitglied bezahlt hat.

Varianten

• Mehrere Rechnungen auf einmal bestätigen: Markieren Sie in der Rechnungsliste mehrere Entwürfe und nutzen Sie die entsprechende Sammelaktion.

Prüfen

• Der Aktueller Mitgliedschaftsstatus des Mitglieds wechselt mit dem Rechnungsstatus von Abrechnung Mitglieder auf Zahlende Mitglieder, sobald die Rechnung bezahlt ist.
• Auf der Mitgliedschaftszeile ist die zugehörige Rechnung ersichtlich.

Tipp: Kontrollieren Sie nach einem grösseren Erneuerungslauf die Mitgliederliste auf den Status Abrechnung Mitglieder – das zeigt Ihnen alle noch offenen Rechnungen aus der Erneuerung.

Da eine Mitgliedschaftsrechnung eine gewöhnliche Kundenrechnung ist, gelten dieselben Regeln wie für jede andere Rechnung: Zahlungsbedingungen, Mahnwesen und Zahlungserfassung laufen über die Finanzbuchhaltung und nicht über die Vereinsverwaltung.

Für ein einzelnes Mitglied lässt sich die zugehörige Rechnung jederzeit direkt aus dem Reiter Mitgliedschaft des Kontakts öffnen. Für eine grössere Anzahl Rechnungen, etwa nach einem Erneuerungslauf für eine ganze Saison, ist der Weg über die Rechnungsliste der Finanzbuchhaltung schneller, da Sie dort mehrere Entwürfe gemeinsam bestätigen und versenden können.

Prüfen Sie insbesondere bei einer Lizenz (Ist Lizenz), ob der hinterlegte Lizenzpreis korrekt auf der Rechnung erscheint, bevor Sie sie bestätigen.

Verwandte Seiten

• Mitgliedschaft verkaufen – wie die Rechnung entsteht
• Mitgliedschaften erneuern – Saisonwechsel mit anschliessender Verrechnung

Weiterführende Themen zu Kundenrechnungen, Buchung und Mahnwesen finden Sie im Kapitel Finanzen, sobald es veröffentlicht ist.