Formulare, Chatter und Aktivitäten
Ausgangslage: Sie öffnen einen Datensatz, z. B. den Kontakt «Anna Meier», und möchten Angaben ändern, eine Notiz zu einem Telefonat hinterlassen und sich an eine Nachfassaktion erinnern. Ergebnis: Die Änderungen sind gespeichert, die Notiz steht im Verlauf des Datensatzes, und eine Aktivität mit Fälligkeitsdatum ist geplant. Voraussetzungen: Zugriff auf den jeweiligen Datensatz. Dauer: ca. 5 Minuten.
Ablauf
- Öffnen Sie den Datensatz aus einer Liste. Er öffnet sich in der Formularansicht.
- Ändern Sie die gewünschten Felder direkt im Formular.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen, oder auf Verwerfen, um sie zu verwerfen.
- Öffnen Sie unterhalb des Formulars den Chatter und klicken Sie auf Notiz hinterlassen, um eine interne Bemerkung festzuhalten, die niemand ausserhalb der Firma sieht.
- Klicken Sie stattdessen auf Sende Nachricht, um eine Nachricht an Followerinnen und Follower des Datensatzes zu schicken, z. B. per E-Mail.
- Klicken Sie auf Aktivität planen, wählen Sie eine Art der Aktivität und ein Fälligkeitsdatum. Die Aktivität erscheint danach im Chatter und in Ihrer persönlichen Aktivitätenübersicht.
Varianten
- Aktivität abschliessen: Ist eine geplante Aktivität erledigt, öffnen Sie sie im Chatter und klicken Sie auf Als erledigt markieren.
- Datensatz abonnieren: Über Abonnieren oben im Chatter erhalten Sie Nachrichten zu einem Datensatz auch dann, wenn Sie nicht direkt beteiligt sind; Nicht mehr abonnieren beendet das wieder.
- Anhänge: Über den Bereich Dateianhänge im Chatter fügen Sie Dokumente wie einen Vertrag oder ein Foto einem Datensatz bei.
Prüfen
- Gespeicherte Änderungen sind sofort im Formular sichtbar; ein farbiger Rahmen zeigt ungespeicherte Änderungen an, solange Sie nicht gespeichert haben.
- Notizen, Nachrichten und Aktivitäten erscheinen chronologisch im Chatter, die neueste zuoberst.
Tipp: Nutzen Sie Notiz hinterlassen für interne Hinweise (z. B. «Kunde ruft zurück») und Sende Nachricht nur, wenn die Person tatsächlich informiert werden soll – Nachrichten lösen häufig eine E-Mail aus.
Verwandte Seiten
- Listen filtern, gruppieren und exportieren – vom Formular zurück zur Liste.
- Kontakt erfassen – Beispiel für ein häufig genutztes Formular.