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Offene Posten

Finanzen Prozess

Ausgangslage: Die Buchhaltung der Sportcenter Seebach AG möchte wissen, welche Kundenrechnungen noch nicht bezahlt und welche Lieferantenrechnungen noch nicht beglichen sind – insgesamt oder je Kontakt. Ergebnis: Eine Liste aller offenen Kundenrechnungen und Lieferantenrechnungen zu einem Stichtag, wahlweise nach Alter der Fälligkeit gegliedert. Voraussetzungen: Die Rechnungen sind gebucht; siehe Lieferantenrechnung erfassen. Dauer: ca. 1 Minute.

Ablauf

  1. Öffnen Sie Abrechnung ▸ Berichtswesen ▸ OCA accounting reports ▸ Offene Posten.
  2. Setzen Sie den Stichtag, bis zu dem offene Rechnungen berücksichtigt werden.
  3. Schränken Sie über Nur Forderungen oder Nur Verbindlichkeiten auf Kunden- oder auf Lieferantenrechnungen ein, oder lassen Sie beide stehen.
  4. Wählen Sie bei Bedarf einzelne Kontakte aus und klicken Sie auf Ansehen.
  5. Für eine Gliederung nach Alter der Fälligkeit öffnen Sie stattdessen Partnersalden nach Alter mit denselben Angaben.

Varianten

  • Auszug für einen einzelnen Kunden: Wählen Sie den Kontakt in der Kontaktliste aus und starten Sie über Aktion ▸ Kundenaktivitätsnachweis einen Auszug mit allen Bewegungen und dem offenen Saldo dieses Kontakts.
  • Nur überfällige Posten: Setzen Sie den Stichtag auf heute und vergleichen Sie ihn mit dem Fälligkeitsdatum der aufgelisteten Rechnungen.
  • Mit Bewegungsdetails: Aktivieren Sie Partnerdetails anzeigen, wenn Sie neben dem Saldo auch die einzelnen offenen Rechnungen je Kontakt sehen möchten, statt nur die Summe.

Prüfen

  • Die Summe der offenen Kundenrechnungen muss der Forderungsposition in der Bilanz zum selben Stichtag entsprechen.
  • Eine Rechnung, die bereits bezahlt wirkt, aber weiterhin als offen erscheint, ist meist noch nicht mit dem Bankauszug abgestimmt.
  • Die Liste der Partnersalden nach Alter sollte keine grossen Beträge in den ältesten Altersgruppen zeigen; sonst lohnt sich eine Nachfrage beim betreffenden Kontakt.

Tipp: Führen Sie die Liste der offenen Posten regelmässig aus, nicht erst beim Monatsabschluss – so fallen unbezahlte Rechnungen früh auf.

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