Kundenrechnungen
Eine Kundenrechnung entsteht in Jawengo meist automatisch aus einer anderen App: aus einer Reservierung, einem Fixplatz oder einem Abo im Center, aus einem Kurs oder einer Lektion in Sport Coach, aus einer Mitgliedschaft im Verein oder aus einem Verkauf an der Kasse. Dieses Kapitel zeigt, wie Sie Rechnungen erstellen, buchen, versenden und mahnen.
Ist eine Rechnung nicht sofort bezahlt, bleibt sie als offener Posten stehen, bis eine Zahlung erfasst oder sie über einen Bankauszug automatisch abgestimmt wird. Bleibt sie über die Zahlungsfrist hinaus offen, greift das Mahnwesen.
Begriffe
| Begriff | Bedeutung | Beispiel Sportcenter Seebach |
|---|---|---|
| Kundenrechnung | Der Beleg, mit dem eine Leistung dem Kunden in Rechnung gestellt wird. | Rechnung für die Reservierung von Luca Frei auf Court 2. |
| Gutschrift | Storniert eine Rechnung ganz oder teilweise. | Gutschrift für eine wetterbedingt ausgefallene Lektion. |
| Offener Posten | Eine Rechnung, die noch nicht vollständig bezahlt ist. | Die Abo-Rechnung von Anna Meier ist noch offen. |
| Mahnlauf | Ermittelt fällige, unbezahlte Rechnungen und stuft sie in eine Mahnstufe ein. | Monatlicher Mahnlauf für alle Kunden der Halle Seebach. |
Zusammenhang
Eine Rechnung durchläuft den Status Entwurf, wird beim Versand auf Gebucht gesetzt und wechselt nach der Zahlung auf Bezahlt. Wird sie storniert, entsteht eine Gutschrift, die den offenen Betrag ausgleicht. Bleibt eine gebuchte Rechnung über die Zahlungsfrist hinaus offen, nimmt sie ein Mahnlauf auf und stuft sie entsprechend der hinterlegten Mahnregel ein.
Typischer Ablauf
- Rechnung entsteht – meist aus einer App, siehe Rechnungen aus den Apps.
- Rechnung ergänzen oder manuell erstellen – Rechnung erstellen.
- Zahlung erfassen – online, an der Kasse oder manuell (Zahlung erfassen).
- Bei Bedarf korrigieren – Gutschrift.
- Fällige Rechnungen mahnen – Mahnwesen.
In diesem Kapitel
- Rechnungen aus den Apps – woher Kundenrechnungen stammen
- Rechnung erstellen – die Rechnungsmaske im Detail
- Rechnungen buchen und versenden – mehrere Rechnungen gesammelt buchen und per E-Mail versenden
- Gutschrift erstellen – eine Rechnung ganz oder teilweise stornieren
- Zahlung erfassen – einen Zahlungseingang verbuchen
- Mahnwesen – fällige Rechnungen automatisch mahnen
- Mahnwesen einrichten – Mahnregeln und Mahnstufen festlegen
- Mahnlauf durchführen – prüfen, ignorieren und Mahnungen versenden
- Kundenkonto einsehen – was Kunden im Portal sehen
- Online-Zahlung mit Wallee – Rechnungen online bezahlen lassen
- Kundensaldo auswerten – Saldo je Kunde als Liste und Excel
Verwandte Seiten
- Auswertungen – offene Posten und Erfolgsrechnung zu den hier erfassten Rechnungen
Häufige Fragen
- Kann ich eine Rechnung nachträglich ändern? Nein, eine gebuchte Rechnung wird über eine Gutschrift korrigiert, nicht direkt bearbeitet.
- Woher weiss ich, ob eine Rechnung schon gemahnt wurde? Der jeweilige Mahnlauf zeigt die Mahnstufe jeder Rechnung; siehe Mahnwesen.
Tipp: Prüfen Sie bei Rückfragen zuerst Rechnungen aus den Apps – meist stammt die Rechnung aus einer Reservierung, einem Kurs oder einer Mitgliedschaft und muss nicht manuell erstellt werden.