Zahlung erfassen
Ausgangslage: Luca Frei überweist den Betrag für seine Fixplatzrechnung direkt auf das Bankkonto des Sportcenters Seebach. Ergebnis: Die Rechnung ist als bezahlt markiert und der Zahlungseingang ist mit ihr verknüpft. Voraussetzungen: Die Rechnung ist gebucht (Rechnung erstellen). Dauer: ca. 1 Minute je Zahlung.
Ablauf
- Öffnen Sie die betroffene Rechnung unter Abrechnung ▸ Kunden ▸ Ausgangsrechnungen.
- Klicken Sie auf Zahlung erfassen.
- Prüfen Sie Betrag, Zahlungsdatum und die Zahlungsmethode und klicken Sie auf Bestätigen.
- Die Rechnung wechselt auf den Status Bezahlt oder, bei einem Teilbetrag, auf Teilzahlung.
Varianten
- Sammelerfassung: Unter Abrechnung ▸ Kunden ▸ Zahlungen lassen sich Zahlungen auch unabhängig von einer einzelnen Rechnung erfassen und später zuordnen.
- Zahlung an der Kasse: Wird eine Rechnung direkt an der Kasse einkassiert, entfällt dieser Schritt – die Rechnung gilt danach automatisch als bezahlt, siehe Reservierung oder Abo an der Kasse bezahlen.
- Zahlung über den Bankauszug: Ein importierter Bankauszug kann den Zahlungseingang automatisch mit der offenen Rechnung abstimmen, ohne dass die Zahlung hier manuell erfasst wird (Bankauszug einlesen, Bankauszüge abstimmen).
Prüfen
- Die Rechnung steht auf Bezahlt oder Teilzahlung.
- Der Zahlungseingang erscheint unter Abrechnung ▸ Kunden ▸ Zahlungen.
- Bei einer Teilzahlung bleibt der Restbetrag als offener Posten sichtbar, bis eine weitere Zahlung erfasst wird.
So bleibt für jede Rechnung jederzeit nachvollziehbar, welcher Betrag bereits eingegangen ist und welcher Betrag noch aussteht – unabhängig davon, ob die Zahlung manuell, an der Kasse oder über einen Bankauszug erfasst wurde.
Tipp: Prüfen Sie bei einer Überweisung zuerst, ob der Betrag über den Bankauszug bereits automatisch abgestimmt wurde, bevor Sie die Zahlung ein zweites Mal manuell erfassen.
Achtung: Erfassen Sie eine Zahlung nur einmal je Eingang. Wird derselbe Betrag sowohl manuell als auch über den Bankauszug abgestimmt, entsteht ein doppelter Zahlungseingang, der später wieder ausgeglichen werden muss.
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