Häufige Fragen Finanzen
Diese Seite deckt wiederkehrende Stolperfallen rund um Lieferantenrechnungen, Buchhaltung und Abschluss ab. Bei Fragen, die hier nicht beantwortet sind, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder Ihren Administrator.
Warum lässt sich eine Lieferantenrechnung nicht buchen?
Symptom: Ein Klick auf Bestätigen zeigt eine Fehlermeldung, und die Rechnung bleibt im Status Entwurf. Ursache: Meist fehlt auf einer Rechnungszeile ein Konto, oder das Rechnungsdatum liegt vor oder am Sperrdatum eines bereits abgeschlossenen Geschäftsjahres. Lösung: Prüfen Sie, ob jede Zeile ein Konto trägt. Liegt das Datum im gesperrten Zeitraum, wenden Sie sich an die Administratorin oder den Administrator, um das Sperrdatum zu prüfen, oder wählen Sie ein späteres Rechnungsdatum. Siehe auch: Lieferantenrechnung erfassen
Warum wurden bei der Beleg-Erfassung falsche Angaben übernommen?
Symptom: Nach dem Hochladen eines Belegs per OCR zeigt der entstandene Entwurf einen falschen Lieferanten oder einen falschen Betrag. Ursache: Der Schweizer QR-Code des Belegs war schlecht lesbar, z. B. durch einen schlechten Scan, geknickte Ecken oder einen zu kleinen Ausdruck. Lösung: Korrigieren Sie die betroffenen Felder von Hand, bevor Sie die Rechnung bestätigen, oder erfassen Sie die Rechnung bei stark abweichenden Angaben lieber neu von Hand. Siehe auch: Belege per OCR erfassen
Warum findet die Abstimmung eines Bankauszugs keine passende Rechnung?
Symptom: Eine Zeile des Bankauszugs zeigt keinen Vorschlag für eine passende Rechnung an. Ursache: Häufige Gründe sind ein abweichender Betrag (z. B. wegen Bankspesen), eine fehlende oder falsche Zahlungsreferenz, oder die Rechnung ist noch nicht gebucht. Lösung: Buchen Sie die betreffende Rechnung zuerst, falls sie noch als Entwurf vorliegt, und gleichen Sie die Zeile danach manuell der richtigen Rechnung zu. Siehe auch: Offene Posten
Wie behandle ich eine Zahlung, zu der keine Rechnung erfasst ist?
Symptom: Ein Zahlungseingang oder eine Zahlung an einen Lieferanten steht im System, ohne dass eine offene Rechnung damit verrechnet wird. Ursache: Die Zahlung wurde direkt erfasst, statt über Zahlung erfassen auf der zugehörigen Rechnung ausgelöst zu werden. Lösung: Erfassen Sie die fehlende Rechnung nachträglich über Lieferantenrechnung erfassen und gleichen Sie die bereits erfasste Zahlung anschliessend damit ab. Siehe auch: Lieferantenrechnung erfassen
Warum kann ich für das letzte Geschäftsjahr keine Buchung mehr erfassen oder ändern?
Symptom: Beim Speichern oder Bestätigen einer Buchung mit einem Datum aus dem Vorjahr erscheint eine Fehlermeldung zum Sperrdatum. Ursache: Das Sperrdatum ist auf oder nach dieses Datum gesetzt; das Geschäftsjahr gilt damit als abgeschlossen. Lösung: Erfassen Sie die Korrektur mit einem Datum nach dem Sperrdatum, oder lassen Sie das Sperrdatum durch eine Administratorin oder einen Administrator vorübergehend zurücksetzen. Siehe auch: Jahresabschluss
Tipp: Erfassen und prüfen Sie Lieferantenrechnungen laufend statt gesammelt am Monatsende – so fallen fehlende Konten oder falsch gelesene Belege sofort auf, statt erst bei der Zahlung.