Rechnung erstellen Gutschrift erstellen
Finanzen

Rechnungen buchen und versenden

Finanzen Prozess

Ausgangslage: Am Monatsende liegen im Sportcenter Seebach viele Rechnungen im Status Entwurf, etwa aus Abos und Kursen. Sie sollen nicht einzeln geöffnet werden. Ergebnis: Alle ausgewählten Rechnungen sind Gebucht und als E-Mail versendet. Voraussetzungen: Die Entwürfe sind vollständig: Rechnungsdatum, Fälligkeit und alle Pflichtangaben sind gesetzt (siehe Rechnung erstellen). Dauer: ca. 5 Minuten

Ablauf

Mehrfach buchen

  1. Öffnen Sie Abrechnung ▸ Kunden ▸ Ausgangsrechnungen und filtern Sie auf Rechnungen im Status Entwurf.
  2. Markieren Sie die gewünschten Rechnungen in der Liste.
  3. Wählen Sie Aktion ▸ Positionen buchen.
  4. Setzen Sie im Dialog den Haken bei Force (erzwingen) und klicken Sie auf Buchungen quittieren.

Mehrfach versenden

  1. Filtern Sie die Liste auf gebuchte Rechnungen; nur Rechnungen im Status Gebucht lassen sich versenden.
  2. Markieren Sie die Rechnungen, die Sie versenden wollen.
  3. Wählen Sie Aktion ▸ Senden & Drucken.
  4. Setzen Sie den Haken bei E-Mail, wählen Sie die E-Mail-Vorlage für Rechnungen und klicken Sie auf Senden & Drucken.

Varianten

  • Einzelne Rechnung: Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Senden & Drucken; mit der Vorschau sehen Sie vorher, was der Kunde erhält. Mit Zurücksetzen wird eine gebuchte Rechnung wieder zum Entwurf.
  • Ohne E-Mail: Lassen Sie den Haken bei E-Mail weg und drucken Sie die Rechnungen aus.

Prüfen

  • Die gebuchten Rechnungen zeigen den Status Gebucht.
  • Im Chatter jeder Rechnung ist die versendete E-Mail sichtbar.

Tipp: Filtern Sie vor dem Buchen nach Rechnungsdatum, damit nicht versehentlich Entwürfe aus anderen Perioden mitgebucht werden.

Achtung: Gebuchte Rechnungen lassen sich nicht mehr ändern, und versendete E-Mails nicht zurückholen. Prüfen Sie Auswahl und Vorlage vor dem Klick auf Buchungen quittieren und Senden & Drucken.

Verwandte Seiten

Rechnung erstellen
Gutschrift erstellen