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Mahnwesen einrichten

Finanzen Prozess

Ausgangslage: Bevor das Sportcenter Seebach die erste Mahnung versendet, muss festgelegt sein, wann, in welcher Stufe und auf welchem Weg gemahnt wird. Ergebnis: Eine Mahnregel mit bis zu drei Mahnstufen, die im Mahnlauf angewendet wird. Voraussetzungen: Berechtigung für die Buchhaltungs-Konfiguration; ein Debitorenkonto; die Mailvorlage für Mahnungen ist hinterlegt (wird vom Jawengo-Support eingerichtet). Dauer: ca. 15 Minuten

Ablauf

  1. Öffnen Sie Abrechnung ▸ Konfiguration ▸ Mahnwesen ▸ Mahnregeln. Es gibt vordefinierte Regeln; wir empfehlen, eine eigene Mahnregel anzulegen. Klicken Sie dazu auf Neu.
  2. Geben Sie der Regel einen Namen. Wählen Sie bei mehreren Firmen das Unternehmen und hinterlegen Sie auf dem Reiter Konten mindestens ein Debitorenkonto (Pflicht).
  3. Legen Sie im Bereich Mahnstufen für jede Stufe eine Zeile an und benennen Sie sie sinngemäss, z. B. «Zahlungserinnerung», «2. Mahnung», «Letzte Mahnung».
  4. Setzen Sie je Mahnstufe die Stufe (1 = Zahlungserinnerung, 2 = 2. Mahnung, 3 = letzte Mahnung).
  5. Wählen Sie den Vertriebsweg:
  6. Email: Das System erzeugt die E-Mail mit PDF-Anhang und versendet sie beim Mahnlauf automatisch.
  7. Brief: Keine automatische Aktion. Sie drucken das PDF aus der Mahnposition aus und senden es per Post.
  8. Phone: Keine automatische Aktion. Sie rufen den Kunden selbst an.
  9. Tragen Sie den Verzug (in Tagen) und den Berechnungsmodus ein. Der Modus bestimmt, wovon aus die Tage zählen: Fälligkeitsdatum, Monatsende oder Vorherige Erinnerung.
  10. Erfassen Sie die Texte der Stufe: Angepasste Nachricht (erscheint im PDF), Angepasste Nachricht nach Details (zusätzlicher Text nach der Rechnungsliste im PDF) und Angepasste Mail-Nachricht (Text der Mahnungs-E-Mail). Mit Show Invoice Details in Mail (Rechnungsdetails in der Mail) wird die Rechnung bereits in der E-Mail aufgelistet; das wird selten genutzt.
  11. Klicken Sie auf Speichern.

Varianten

  • Kunde nie mahnen: Die vordefinierte Regel No follow (Nicht nachverfolgen) löst keine Mahnung aus. Weisen Sie sie im Kontakt einzelnen Kunden zu, die nicht gemahnt werden sollen. Sie gilt bis auf Widerruf: Entfernen Sie sie von Hand wieder vom Kontakt, damit er im Mahnlauf erneut erscheint.
  • Mehrere Firmen: Legen Sie je Unternehmen eine eigene Mahnregel an.

Prüfen

  • Die Regel erscheint unter Mahnregeln mit allen Mahnstufen.
  • Beim nächsten Mahnlauf wird sie zur Auswahl angeboten.

Tipp: Wählen Sie für die erste Stufe einen kurzen Verzug (z. B. 10 Tage nach Fälligkeit) und staffeln Sie die weiteren Stufen mit dem Modus Vorherige Erinnerung, dann folgt jede Mahnung im gleichen Abstand auf die vorige.

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