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Finanzen

Belege per OCR erfassen

Finanzen Prozess

Ausgangslage: Ein Lieferant der Sportcenter Seebach AG schickt seine Rechnung als PDF mit Schweizer QR-Code, z. B. per E-Mail oder als Ablage im Beleg-Ordner. Statt Lieferant, Betrag und Fälligkeit von Hand abzutippen, lassen Sie die Angaben aus dem QR-Code auslesen. Ergebnis: Für jeden erkannten Beleg entsteht eine Lieferantenrechnung im Entwurf, mit Lieferant, Betrag und Referenz bereits ausgefüllt; Sie prüfen und ergänzen nur noch die Kontierung. Voraussetzungen: Der Beleg liegt als PDF mit lesbarem Schweizer QR-Code vor; siehe Lieferantenrechnung erfassen für die manuelle Erfassung ohne QR-Code. Dauer: ca. 2 Minuten je Stapel Belege.

Ablauf

  1. Öffnen Sie Abrechnung ▸ Lieferanten ▸ Rechnung.
  2. Klicken Sie auf Upload Ocr und wählen Sie eine oder mehrere Belegdateien aus.
  3. Das System liest den QR-Code jeder Datei aus und legt für jede erkannte Rechnung einen Entwurf mit Lieferant, Betrag und Referenz an; die Belegdatei wird als Anhang mitgeliefert.
  4. Öffnen Sie die entstandenen Entwürfe, ergänzen Sie das Konto je Rechnungszeile und prüfen Sie die übernommenen Angaben.
  5. Klicken Sie auf Bestätigen, sobald die Kontierung stimmt.

Varianten

  • Beleg ohne lesbaren QR-Code: Das System kann keine Angaben auslesen; erfassen Sie die Rechnung stattdessen manuell (siehe Lieferantenrechnung erfassen). Über die Schaltfläche Upload legen Sie den Anhang trotzdem als Beleg ab, ohne dass Felder automatisch gefüllt werden.
  • Unbekannter Lieferant: Wird der Lieferant aus dem QR-Code nicht erkannt, entsteht ein neuer Kontakt mit dem im Beleg genannten Namen; kontrollieren Sie diesen Kontakt vor dem Bestätigen und führen Sie ihn bei Bedarf mit einem bestehenden Kontakt zusammen.

Prüfen

  • Neue Entwürfe erscheinen in der Listenansicht unter Abrechnung ▸ Lieferanten ▸ Rechnung, Status Entwurf.
  • Jeder Entwurf trägt die Originaldatei als Anhang; öffnen Sie sie, um den Beleg mit den ausgelesenen Werten zu vergleichen.

Tipp: Laden Sie mehrere Belege gleichzeitig hoch – jede Datei ergibt einen eigenen Entwurf, den Sie in Ruhe nacheinander prüfen können.

Achtung: Prüfen Sie Betrag und Lieferant jedes Entwurfs vor dem Bestätigen; ein falsch gelesener QR-Code führt sonst zu einer falsch gebuchten Rechnung.

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